Visioconférence : comment équiper votre salle de réunion

Quelle salle de réunion n’a pas aujourd’hui son système de visioconférence ? Qu’il soit installé à demeure ou mis en place selon les besoins, il répond aux attentes de réunion plus efficaces. Tous les participants peuvent toujours être présents, qu’ils soient sur place ou à distance. Nous allons voir dans ce guide les origines de la visioconférence, les logiciels associés, les meilleures façons de l’installer dans votre salle de réunion et des exemples d’équipements pour les systèmes de visioconférence.

Histoire de la visioconférence

Qu’est-ce que la visioconférence ? C’est un système de diffusion vidéo à distance permettant la communication entre deux ou plus de personnes. L’invention date des années 1950. Puis les premiers prototypes proches de la production sont nés dans les années 60. En 1970, la société américaine AT&T présentait le Picturephone II, le premier système de visio conférence disponible pour les entreprises. Il était lié à un abonnement mensuel pour l’usage du service. En 1972, la visioconférence faisait son apparition en France grâce à Matra. Il n’était pas commercialisé auprès des entreprises mais réservé à un usage interne par le Centre national d’études des télécommunications, un organisme qui dépendait alors des PTT.

Le premier système de visioconférence Picturephone II
Le premier système de visioconférence Picturephone II – ©Futuro Prossimo

A cette époque, la problématique était celle du débit des données qui transitaient par le réseau téléphonique analogique. Les technologies n’étaient pas encore prêtes pour leur faire passer autre chose que de la voix ou des telex. Dans les années 80, les premiers développements autour de la transmission numérique de l’image à distance sont apparus sur des appareils commercialisés auprès du public, essentiellement au Japon.

Mais c’est l’invention de la webcam dans les années 90 qui a tout changé, quand Internet est devenu accessible au grand public. Bien que les débits et la qualité des codecs étaient assez faibles au départ, les technologies n’ont fait que s’améliorer avec le temps. La webcam personnelle s’est professionnalisée pour devenir un outil de communication de premier plan dans les entreprises dès les années 2000. Cela a été rendu possible par l’amélioration des codecs de compression, la qualité des optiques des caméras et l’augmentation des débits Internet. La visioconférence telle qu’on l’utilise actuellement est donc une technologie assez jeune !

Les avantages de la visioconférence moderne

Grâce à la visioconférence, il est possible de se voir et d’échanger sans avoir à se déplacer. C’est là l’avantage numéro un de cette technologie. La visio conférence prend encore plus d’ampleur à l’heure du télétravail généralisé et du travail hybride. Elle évite la présence des personnes et la complexité que cela pouvait avoir par le passé de devoir rassembler plusieurs personnes physiquement à la même heure au même endroit.

Le second avantage concerne l’enregistrement des réunions. La plupart des solutions de visioconférence permettent d’enregistrer l’intégralité de la session. Mise à disposition des participants comme des absents, il devient possible de la visionner plus tard pour retrouver les informations et servir de base à d’autres sessions de travail ultérieures.

Le troisième avantage des solutions de visioconférence moderne concerne la facilité d’utilisation. Il y a quelques années encore, il fallait utiliser des logiciels peu fiables auxquels on connectait des équipements de piètre qualité. La mauvaise qualité d’image et du son rendait les interactions difficiles, sans compter les bugs et autres coupures en plein milieu de la réunion. Les produits de visioconférence actuels, lorsqu’ils sont correctement mis en œuvre, garantissent des séances de travail fluides et productives.

Visio conférence, vidéoconférence, téléprésence ou chat vidéo : quelles différences ?

La visioconférence permet littéralement d’organiser une conférence par l’intermédiaire d’un écran, d’où le terme « visio ». La vidéoconférence est un synonyme de visioconférence. On a remplacé le terme visio pour vidéo, car dans tous les cas on utilise un écran vidéo pour afficher l’image de la personne distante. Mais c’est globalement le terme visioconférence qui reste le plus utilisé. La téléprésence correspond à une application spécifique de la visioconférence. C’est le cas dans lequel les écrans dans la salle de réunion sont assez grands pour que les personnes distantes s’affichent en taille réelle. Comme si elles étaient présentes physiquement dans la pièce, tout en étant à distance, d’où le terme télé – présence. Quant au chat vidéo, il permet également de communiquer avec une personne à distance tout en le voyant à l’image. Utilisant une webcam, c’est en somme la visioconférence pour les particuliers.

Une webcam personnelle chez AVerMedia
©AVerMedia

Comment organiser votre salle de réunion pour les visioconférences

Les visioconférences peuvent prendre différentes formes dans une salle de réunion. Nous nous intéresserons ici aux solutions fixes. Les solutions temporaires mobiles sont intégrées aux ordinateurs portables, smartphones et tablettes qui disposent de toutes les fonctionnalités nécessaires. Contrairement à la visio conférence fixe, la visio depuis un appareil personnel est limitée à la personne qui l’utilise. Tandis qu’une installation dans une salle de réunion est capable d’impliquer de multiples participants, sur place comme à distance. Pour bien organiser votre salle de réunion pour la visioconférence, il y a trois points importants à prendre en compte : l’environnement, le matériel et le logiciel.

Espace de travail

Avant d’acquérir quelque matériel que ce soit, il faut étudier de quelle façon la salle va pouvoir accueillir le système de visioconférence. Évidemment, il y aura un écran. Toutes les personnes assises doivent pouvoir voir correctement l’écran qui doit avoir une surface suffisante. Dans l’autre sens, les personnes à distance doivent pouvoir visualiser tous les participants. Il faut également éviter que la lumière du jour tape sur l’écran pour garantir un bon contraste, gage de confort visuel. Des stores occultants pourront être baissés lors des sessions de visio. La taille des équipements, leur positionnement, le nombre de personnes maximum et leur disposition sont autant de critères à prendre en considération.

Équipements

Les équipements de visioconférence doivent être adaptés à l’usage. On ne va pas positionner une webcam à quelques dizaines d’euros sur la table pour des réunions de douze personnes. C’est justement le nombre de personnes sur place qui va le plus souvent dicter la liste des appareils à acquérir : la taille de l’écran, l’angle de vue et la qualité de captation de la caméra, le nombre de micros. Il y a également les accessoires augmentant la productivité des réunions qui sont ici à évaluer : le multi-écrans, la possibilité pour les personnes présentes de partager leur écran vers la visio (et de quelle façon), les équipements partagés sur place tels qu’un visualiseur, un ensemble clavier/souris, etc.

Moniteur Philips C-Line dédié à la visioconférence
©PPDS

Les logiciels de visioconférence

Les logiciels de visioconférence sont nombreux. Vous avez un ainsi un large choix, bien que les fonctionnalités soient assez similaires entre tous ces logiciels. Leur but premier est de connecter les participants distants entre eux. Chacun doit utiliser le même logiciel installé sur sa machine puis se connecter à une session. Celle-ci aura été programmée sur un créneau, avec un code d’accès pour que n’importe qui ne puisse pas s’y connecter.

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Les logiciels de visio conférence sont multiparticipants. Cela signifie que plusieurs personnes et salles de réunions peuvent être connectées à la même session. L’affichage est alors multi fenêtré. Le choix du logiciel est le plus souvent imposé par le service informatique de l’entreprise. Lorsque l’on est un participant externe, un prestataire par exemple, il faudra alors avoir le logiciel de visioconférence utilisé par l’entreprise de son client sur son ordinateur. Voilà pourquoi on peut se retrouver à toujours avoir plusieurs logiciels de visioconférence installés sur son ordinateur.

Visioconférence gratuite ?

La plupart des logiciels de visioconférence sont gratuits. Ou tout du moins, il en existe une version gratuite à côté des versions payantes. Nous allons nous intéresser ici aux quatre logiciels de visio les plus utilisés : Zoom, Teams, Meet et Webex. Les versions gratuites sont basiques dans le sens où elles intègrent l’essentiel pour communiquer en vidéo à distance. Elles permettent par exemple d’inviter un maximum de 100 participants, ce qui répond déjà à la grande majorité des cas. En revanche, les versions gratuites sont limitées en temps : entre 40 et 60 minutes selon le logiciel. Une fois le temps écoulé, la session s’arrête. Tandis que les versions payantes offrent jusqu’à 30 heures d’usage continu et de 150 à 1000 participants. Les logiciels de visio dans leur offre payante ajoutent d’autres fonctionnalités telles que de l’intelligence artificielle, plus de sécurité, du stockage cloud ainsi qu’une assistance avancée.

Google Meet logoMicrosoft Teams logoCisco Webex logoZoom logo
Offre gratuite

60 min
100 participants
Offre gratuite

60 min
100 participants
Offre gratuite

40 min
100 participants
Offre gratuite

40 min
100 participants
Offre payante
à partir de 5,75€ HT
par utilisateur

30 heures
100 participants
Cloud 30 Go
Assistance standard
Option de sécurité
Offre payante
à partir de 3,70€ HT
par utilisateur

30 heures
300 participants
Cloud 10 Go
Support web/tél
Chiffrement données
Offre payante
à partir de 13,50€ HT
par utilisateur

24 heures
150 participants
Cloud 5 Go
Transcription
Chiffrement données
Offre payante
à partir de 14,99€ HT
par utilisateur

30 heures
100 participants
Cloud 5 Go
AI companion
Apps

Quel logiciel de visioconférence ?

Les fonctionnalités sont bien plus nombreuses que ce tableau résumé ci-dessus. Les différences de tarif concernent de nombreuses autres possibilités qui peuvent avoir leur importance dans votre cas précis. Si vous travaillez essentiellement sur la suite Microsoft Office, alors il est préférable d’opter pour Microsoft Teams par exemple. Ensuite, certaines fonctions sont plus complètes ou plus avancées chez certains, comme la possibilité de choisir une image de fond derrière les personnes ou d’afficher des avatars. Le nombre de participants pouvant être affichés simultanément à l’image est un critère qui peut être important pour vous. Tandis que le degré de sécurisation des données a aussi un caractère d’importance. Vous allez donc peut-être choisir par défaut le logiciel dont vous avez le plus entendu parler, ou celui que vos clients ou partenaires utilisent habituellement. Il peut être pertinent d’étudier de près l’ensemble des fonctionnalités offertes par chaque logiciel pour valider votre choix.

Google Meet affiche jusqu'à 49 participants simultanés
Google Meet affiche jusqu’à 49 participants simultanés – ©Google

Matériel de visioconférence, comment choisir ?

Comme nous l’avons vu, le matériel de visioconférence doit correspondre avant tout aux usages qui en seront faits en fonction de l’environnement. Les équipements se divisent en différentes catégories qui ne sont pas toutes obligatoires. Les produits les plus récents ajoutent des fonctions inédites comme l’intelligence artificielle, la simplification du câblage, des affichages mieux adaptés à la vision humaine, ou encore des équipements tout-en-un.

Un PC dédié

Le logiciel de visioconférence retenu doit pouvoir tourner sur une machine. La bonne idée est de dédier un PC à la salle de réunion à demeure qui s’occupera de cette tâche. C’est à lui que seront reliés tous les autres équipements. L’autre solution est de laisser les utilisateurs de la salle se servir de leur propre ordinateur portable sur lequel est installé le logiciel. Dans ce cas, l’ordinateur doit pouvoir être relié aux équipements facilement, si possible avec le minimum de câbles. Le dernier cas qui tend à se généraliser est celui du moniteur avec un système d’exploitation, comme s’il était un ordinateur lui-même. C’est dans ce cas l’écran de la salle qui intègre le logiciel de visio, le plus souvent sous Android ou sous Windows.

Module OPS avec Windows à insérer dans un moniteur
Module OPS avec Windows à insérer dans un moniteur – ©Vestel

L’afficheur de la salle

L’afficheur le plus courant pour la visioconférence est le moniteur de plus ou moins grande taille. Le vidéoprojecteur est de moins en moins utilisé dans ce cadre. Surtout depuis qu’il existe des moniteurs en 86 ou 98″ qui offrent une surface d’image similaire sans les contraintes de la vidéoprojection. Sa taille doit être suffisante pour une vision confortable. Les nouveaux écrans 21/9e sont particulièrement bien adaptés à la visioconférence. Ils permettent d’afficher les documents de travail et les vignettes avec les visages des participants distants sur les côtés ou en-dessous, le tout avec un angle de vision idéal. L’autre possibilité consiste à associer deux moniteurs cote à cote pour faire du double écran, chacun avec un contenu différent.

Un écran 21/9e 105" pour la visioconférence
Un écran 21/9e 105″ pour la visioconférence – ©Avocor

Les caméras

La caméra est forcément indispensable. Il existe de petits modèles qui se clipsent sur le haut d’un moniteur vidéo, sur le même modèle que certaines webcams. Ils sont plutôt dédiés aux salles de réunion de petite taille. Au-dessus, il est préférable d’investir dans une caméra autonome à poser en-dessous ou au-dessus de l’écran de la salle. Ces dernières sont désormais quasiment toutes motorisées (PTZ). Il n’y a pas besoin de la commander soi-même : l’intelligence artificielle permet justement de suivre automatiquement l’orateur ou de zoomer sur une personne qui prend la parole. La qualité de captation varie entre la Full HD et la 4K. La qualité de l’objectif est toute aussi importante, surtout si ce dernier est associé à un zoom optique ou numérique.

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Les caméras sont équipées de deux trois types de sortie : vidéo, USB, IP. La sortie vidéo, typiquement en HDMI, doit être reliée à un convertisseur afin de pouvoir s’insérer dans le logiciel de visio. La sortie USB se connecte directement à un ordinateur dédié à la visio. Tandis que l’IP permet de créer un flux qui sera disponible sur le réseau mais qui sera aussi diffusé en live si on le souhaite, via une plateforme comme YouTube par exemple.

CAM570 : une caméra double objectif
Une caméra PTZ double objectif – ©AVer

Il existe des modèles de caméra à double objectif capables de filmer en même temps un plan large de tous les participants et un plan serré sur la personne qui parle. D’autres découpent une vue globale en vignette avec la tête de chaque personne présente, comme s’il y avait autant de caméras que de personnes. Il est toujours possible d’utiliser plusieurs caméras avec des angles de vision distincts. Il faudra alors passer par un pupitre mélangeur permettant de sélectionner l’image, certains modèles étant autonomes pour basculer d’une caméra à une autre en suivant les personnes qui prennent la parole.

Les micros

La plupart des caméras sont équipées d’un micro. Cependant, il est préférable d’opter pour une solution séparée afin que chaque équipement s’occupe du mieux possible de son domaine. Les micros de table à placer au centre sont capables de capter à 360°. Il y a ici encore une partie d’intelligence pour couper le bruit de fond du côté opposé à la personne en train de parler. Certains micros de ce type peuvent être raccordés en série pour couvrir de grandes salles. Pour plus de discrétion, vous pouvez opter pour des microphones de plafond. Ensuite, il est possible d’opter pour des micros individuels à installer face à chaque participant. C’est la solution optimale.

Deux micros de table branchés en série
Deux micros de table branchés en série – ©AVer

Les enceintes

La visioconférence consiste à capter l’image et le son pour que les participants distants puissent suivre la réunion comme s’ils étaient sur place. Dans la salle elle-même, il faut également pouvoir entendre les personnes non présentes lorsqu’elles prennent la parole. Les enceintes sont donc obligatoires dans une salle de visioconférence. Le plus simple est d’utiliser celles qui font partie du moniteur vidéo. Tous les moniteurs n’ayant pas d’enceintes intégrées, il faudra alors ajouter un système sonore. Ce dernier prend la forme d’une paire d’enceintes placées de chaque côté du moniteur. Elles seront reliées le plus souvent au PC qui gère le logiciel de visio.

Une paire d'enceintes pour encadrer l'écran dans une salle de réunion
Une paire d’enceintes verticales pour encadrer l’écran dans une salle de réunion – ©itC

Les barres vidéo de visioconférence

La barre vidéo est une nouvelle catégorie de produits qui embarque toutes les fonctions dans un boîtier unique. La barre vidéo reprend l’esthétique d’une barre de son home cinema. Sauf qu’il y a, en plus des haut-parleurs, une caméra et des micros intégrés. La barre s’installe au-dessus ou au-dessous du moniteur de la salle. Elle se connecte par exemple en USB au PC de la salle et sera vue par le logiciel de visio comme un système unique. C’est un produit très pratique qui tend à se développer avec de nouvelles possibilités. Il existe déjà des barres vidéo avec double caméra par exemple.

Minnray VA400 : la barre vidéo USB plug-and-play
Une barre vidéo USB plug-and-play – ©Minnray

Les moniteurs collaboratifs

Les moniteurs collaboratifs, avec dalle tactile ou non, font partie des appareils tout en un au même titre que la barre vidéo. Ils vont encore plus loin car ils savent absolument tout faire : image, son, micro, caméra et logiciel. Avec lui, aucun PC n’est nécessaire dans la salle, ni une machine dédiée, ni celles des participants. Comme un moniteur collaboratif tourne sous Android ou sous Windows, il est facile d’installer n’importe quel logiciel de visio. Le logiciel reconnaît tous les équipements du moniteur collaboratif : sa caméra, ses micros, ses enceintes. Il n’y a rien de compliqué à configurer. L’avantage de ces moniteurs est également leur côté collaboratif tactile. Les participants vont pouvoir annoter des documents à l’écran, ce qui sera vu immédiatement par tous les participants distants.

Un écran collaboratif avec micros et caméra intégrés
Un écran collaboratif avec micros et caméra intégrés – ©Huawei

Les interfaces de branchement

Quelle que soit la solution retenue, équipements séparés, barre vidéo ou écran collaboratif, il peut être intéressant de laisser la possibilité aux participants de partager l’écran de leur ordinateur, de leur smartphone ou de leur tablette. Pour cela, une interface de branchement associée au système donne accès à différents câbles pour se raccorder. Ce peut être du HDMI, le plus simple. Mais l’USB-C est de plus en plus présent. Car il permet aux ordinateurs de pouvoir partager leur écran, d’accéder aux équipements de la salle, au réseau et de se recharger, le tout simultanément avec un seul câble.

Interface de raccordement multi entrées, dont USB-C, pour salles de réunion
Interface de raccordement multi entrées, dont USB-C, pour salles de réunion – ©Lightware

Les écrans tactiles de contrôle

Enfin, lorsque de tels systèmes deviennent techniquement complexes, l’écran tactile de contrôle vient tout simplifier pour les utilisateurs de la salle. Il trône au centre de la table de réunion. Connecté à tous les équipements, il simplifie les actions. Il permet d’allumer le moniteur, de régler le volume des enceintes, de sélectionner qui partage son écran avec la visio. Les fonctions techniques de la salle peuvent être intégrées comme la gestion de la lumière, des stores, de la climatisation. Concernant la visioconférence en particulier, il existe des écrans tactiles capables de gérer tous les logiciels de visio, même si sils sont concurrents. L’interface est donc unique, quel que soit le logiciel de la prochaine réunion, même s’il est différent de celui de la précédente.

Un écran de contrôle pour salles de visioconférence
Un écran de contrôle pour salles de visioconférence – ©Mimo

En résumé : quel système de visioconférence est le plus adapté à mes besoins ?

En conclusion, chaque salle de réunion peut recevoir un système de visioconférence différent. Il est tout de même utile de répliquer un même type de système dans toutes les salles de réunion d’une entreprise afin que les utilisateurs s’habituent facilement à leur fonctionnement. Les visioconférences n’ont jamais été aussi avancées et performantes grâce à des équipements toujours plus intelligents. Cette somme de technologie s’efface devant des usages simples lorsque tout a été configuré correctement lors de la mise en service initiale. Il ne vous reste plus qu’à choisir votre logiciel de visio !

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