Qu'est-ce que le work space management ?

Ce terme anglais que vous voyez de plus en plus souvent sur les salons dédiés à l’intégration AV mais aussi dans la presse professionnelle se traduit en français par la gestion des espaces de travail. Les entreprises peuvent aujourd’hui dépasser le concept figé de l’organisation en bureaux et salles de réunion. L’open space avait déjà révolutionné la façon de travailler. Ce sont maintenant tous les espaces de travail qui changent et s’adaptent aux nouvelles habitudes des collaborateurs.

Du bureau personnel au bureau partagé

En 2022, un tiers des salariés ont télétravaillé. Cette nouvelle façon d’organiser la semaine entre 1 ou 2 jours chez soi et les autres dans l’entreprise ont bouleversé les habitudes. Le travail en général faisant aujourd’hui largement appel aux outils numériques et à la connectivité permanente, les enjeux sont importants.

Il faut pouvoir offrir des conditions de travail équivalentes aux salariés chez eux comme lorsqu’ils sont sur place dans les locaux de l’entreprise. Ces deux aspects ont évolué. D’une part le salarié a créé son cocon chez lui, avec des équipements adaptés à son activité comme une webcam ou un moniteur de qualité. D’autre part, l’entreprise a réadapté ses locaux afin d’optimiser l’espace et les charges associées.

En effet, il n’est plus nécessaire d’attribuer un espace fixe à chaque personne ou chaque équipe lorsque l’on sait que tous les salariés ne seront jamais sur place simultanément. Plus qu’une tâche complexe, le work space management est une vraie opportunité à tous les niveaux pour les entreprises.

Work space management et optimisation de l’espace

En rendant la gestion des postes de travail flexibles, l’espace peut être optimisé pour créer des lieux plus accueillants, tels que les attendent les salariés désormais habitués au travail hybride maison/entreprise. Partageant leur temps entre leur habitation, dont ils maîtrisent l’environnement, et l’entreprise, ils s’attendent à moins de rupture lorsqu’ils viennent retrouver leurs collègues.

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Plutôt que de simplement enlever les étiquettes nominatives sur les bureaux, il est plus intéressant de les ré-agencer en pôles de travail, en appliquant une décoration, des couleurs, des matériaux différenciants. Le salarié doit se sentir chez lui tout en profitant d’un espace qu’il n’a pas à s’approprier. L’organisation des espaces peut donc être revue par tâches, par projets, et évoluer avec le temps.

Pour atteindre cet objectif, rien de tel que des outils numériques dédiés. C’est le cas de la solution Moffi qui permet de réserver depuis une app un poste dans l’open space, un bureau fermé ou bien une salle de réunion. L’application reproduit physiquement le plan de l’entreprise avec visualisation de la place que l’on réserve. Il est possible d’associer d’autres services comme la nécessité d’avoir un vidéoprojecteur ou un écran tactile collaboratif dans la salle de réunion, de réserver également sa place au restaurant d’entreprise le midi, ou encore de réserver une place de parking et une borne de recharge électrique.

Adaptation aux besoins et économies d’énergie

Grâce à l’application Moffi, les collaborateurs profitent pleinement du flex office et peuvent organiser leur semaine avec une vision exacte de ce qu’ils feront et où. Ils n’ont plus à se poser la question de savoir s’il y aura de place pour travailler ou de devoir modifier leur journée au dernier moment à cause d’une salle prétendument disponible qui ne l’est plus.

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Ce confort apporté aux salariés s’accompagne de plus d’efficacité et de productivité grâce à des gains de temps évidents. Cela se traduit en avantages pour l’entreprise qui maîtrise les besoins à l’avance. Lorsque l’application permet de savoir qu’un open space ne sera pas occupé de la journée, il peut rester fermé avec le chauffage et l’éclairage coupés pour des économiser l’énergie et réduire les coûts. Elle sait également le nombre exact de bornes de recharge qui doivent être installées sur le parking. En analysant les habitudes de réservation de ses salariés, elle peut continuellement adapter les espaces aux besoins, jusqu’à réduire sa surface globale.

Enfin, Moffi peut être partagé avec d’autres entreprises. Cela signifie que des espaces inoccupées peuvent être loués à des collaborateurs externes en mode coworking pour optimiser encore plus l’occupation de ses locaux.

En somme, avec le flex office et le travail hybride, il n’est plus envisageable en 2023 de gérer les m2 de son entreprise comme avant. Le work space management devenu incontournable améliore les conditions de travail des salariés et permet de mieux maîtriser les charges d’exploitation de l’entreprise.

Plus d’infos : Moffi