Comment réserver une salle de réunion ?

Participer à une réunion, échanger des idées et des projets, c’est relativement simple, mais organiser ladite réunion peu vite devenir un casse tête. Alors comment fait-on aujourd’hui, à l’ère du numérique et du partage d’informations sur la toile ?

Depuis quelques temps déjà, de nombreuses solutions voient le jour par rapport à la réservation de salle. Et pour cause, les salles de réunions sont devenues un problème et un atout majeur dans certaines entreprises.

Les innovations pour l’utilisation des salles de réunion.

Nous vous en parlions il y a quelque temps, mais avec l’émergence de nouvelles technologies, l’utilisation des salles de réunion prend une toute autre dimension. Les outils collaboratifs, le partage d’informations et les vidéoconférences ont subi une nette augmentation depuis 10 ans, et la nécessiter de travailler conjointement devient un réel atout pour les entreprises, d’autant plus lorsque les bureaux sont installés aux quatre coins du globe.

Lutter contre les salles fantômes et s’organiser davantage pour un travail plus efficace et collaboratif, voilà la nouvelle résolution des entreprises. Mais comment fait-on pour réserver une salle de réunion ? Chaque établissement dispose peut être d’une manière bien particulière de procéder à ces réservations, mais il est désormais possible de rendre ces processus bien plus simple via des plateformes et des applications dédiées.

La solution GoodMeeting.

Il s’agit d’un logiciel, une solution simplifiant à la fois la réservation et la gestion de salles de réunions. Mais concrètement, en quoi cela consiste-t-il ?

• INFORMER : Sur les disponibilités d’une salle, ses équipements, sa localisation, son taux d’occupations, etc.
• GÉNÉRER : Des propositions automatiquement en fonction de vos besoins et du lieu où il vous faut organiser la réunion.
• CONFIRMER : La réservation d’une salle via un principe de validation des informations afin de pouvoir bloquer la salle jusqu’à la dernière seconde.
• COMPLÉTER : Les informations ou rajouter une salle en créant son espace directement via l’application, de manière simple et rapide grâce à des fonctionnalités et des icônes pré-existants.

Comment est-ce que cela fonctionne ?

Ne cherchez pas de manuel ou de notice, il n’y en a pas besoin. La solution GoodMeeting est aussi simple d’utilisation qu’une application mobile.

Compatible à la fois avec Office 365, Exchange ou encore Sharepoint il suffit d’effectuer une recherche en fonction du nombre de participants, de la localisation, des équipements nécessaires et de vos préférences et GoodMeeting vous propose automatiquement les salles disponibles et correspondant exactement à vos besoin, dans son catalogue de salles de réunions. Et il est même possible d’aller plus loin en sélectionnant d’autres prestations (plateaux repas, cafés, visio-conférence, etc). Depuis votre adresse de messagerie ou de votre mobile peu importe où vous vous trouvez !

Une fois que vous avez sélectionné les critères les plus importants, vous recevrez un email de confirmation dans lequel vous trouverez un récapitulatif de votre recherche ainsi qu’un code de confirmation unique pour la réservation. Dès lors que vous entrerez le code, la salle de réunion vous sera réservée.

Vous disposez ainsi de toutes les informations nécessaires par mail, mais qu’en est-il de la salle de réunion en elle même ?

Un affichage simple mais complet.

Vous avez ainsi la possibilité d’ajouter un affichage compatible avec la solution GoodMeeting, juste à l’entrée de vos lieux de réunions. Une tablette Philips, un afficheur radio ou une simple affiche QR code qui affichera toutes les informations des réunions à venir ou en cours tels que:

• le statut de la pièce (occupée, libre, en cours de confirmation)
• Le nom de la salle et ses équipements
• le planning de la journée
• et même le QR code pour faciliter la validation de la réservation

Des informations qui sont enregistrées et disponibles pour d’éventuelles analyses, afin de rendre encore plus optimales !

Mais, et si on ne se présente pas même après réservation ? La salle reste-t-elle inutilisée ? Là encore, un système de confirmation de dernière minute permet de rendre la salle occupée ou non. Et s’il vous arrive de ne pas confirmer une dernière fois, vous pouvez toujours équiper votre salle avec le SmartModule Presence. Un petit boitier qui détectera instantanément l’arrivée des participants et de l’instigateur de la réunion. Plus besoin de vous en préoccuper, le boitier s’en occupe pour vous !

Vous avez toutes les cartes en mains, vous n’avez plus qu’à vous lancer ! Et si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter !

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